社外文書をAIに任せる線は、返事にかかる時間で引く

社外文書をどこまでAIに任せるかは、1行で決められる。相手が返事に時間をかける文書は人が書く。これだけ決めておけばいい。

伴走先の担当者から、こんな話を聞いた。AIで作った案内文を取引先に送ったら、返信の最後に「これAIですよね」と書かれていた。文体はかなり直したと聞いている。

「これAIですよね」が出た案内文と、出なかった送付状

同じ担当者が同じ週に出した見積もりの送付状には、何も言われていない。送付状のほうがAIの出力をそのまま使っている。

違いは、受け取った相手がその文書に使う時間だった。案内文は、相手が社内で確認を取り、日程を調整して、返事を書く。送った側は数分で出して、相手はそのあと何十分か使う。

送付状は相手も開いて添付を保存して終わる。かかる時間が釣り合っている。

相手が長く向き合う文書ほど、こちらが短時間で出したことが透ける。相手の時間が自分の何倍になるか。そこで線を引く。

AI penalty と呼ばれている評価の落ち方

AIで書いたと分かると受け手の評価が落ちる。英語圏ではこれに AI penalty という呼び名が付いている。

2026年の論文「The AI penalty and disclosure paradox」（ScienceDirect で公開）で、著者たちは落ち方を2手に分けている。まず読み手が、AIを使ったという開示を「書き手はここに手間も専門性もかけていない」という合図として読む。そのうえで信頼と誠実さを低く見る。

同じ話は ScienceDaily も書いている。2025年8月の記事「Why AI emails can quietly destroy trust at work」だ。受け取った側はAI利用を手抜きや無関心として読む、とある。

共感や励まし、個別の感想のように、相手が読んで何かを感じる文書で評価が落ちる。会議の日程連絡や事実の通知なら、AIで書いてあっても受け手はほとんど気にしない。

AIに落ちる文書と、人の側に残る文書

見積もりの送付、日程の候補出し、定型の案内、受領の連絡。ここはAIに渡していい。相手が開いて数十秒で処理する種類だ。

人の側には、断りの連絡と値上げの通知、謝罪が残る。条件の交渉と、長く付き合うことになる相手への最初の一通も人が書く。

数はたいして多くない。伴走先を見ている限り、人が書くべき文書が社外文書の半分を超えた会社はまだない。

送る相手を思い浮かべて、この人はこの返事に何分使うかを考える。数秒で決まる。

入って3日目の社員にも同じ答えが出せる。

文体を直して乗り切ろうとした場合

AIの文章を人間らしく直せば済む、という話になりやすい。実際、箇条書きを崩して定型句を外せば文面は自然になる。伴走先の担当者もそこはやっていた。それで言われた。

手間の差は文体では埋まらない。時間をかける相手には結局伝わる。文面を磨く時間は、人が書く側の文書を短くするほうに回す。謝罪の連絡は短いほうが誠意として届く。

社内ルールを機密の有無で書いている会社も多い。それはそれでいる。ただ、そこで決まるのはAIに入力していい情報の範囲のほうだ。どの文書を人が書くかは、この線で別に決める。

モデルの性能が上がっても、この線は引き直さずに済む。相手がかけた時間と自分がかけた時間の差は、文章の質と関係なく残るからだ。

今週できること

禁止事項を書き足す前に、直近1週間に自分が出した社外メールを10通開いてほしい。それぞれ、相手が返事に何分使ったかを思い出す。それだけで線は見える。

10通のうち、だいたい2通か3通が人の側に残る。その数通を短く書くことに時間を使えば、あとはAIに任せて構わない。

社内の規範を何行書くかという話は、37ページのAI規範。中小企業が書くのは2行でいいに書いた。

参考：論文「The AI penalty and disclosure paradox」（2026年、ScienceDirect で公開）／ScienceDaily「Why AI emails can quietly destroy trust at work」（2025年8月11日）／ダイヤモンド・オンライン「『これ、AIで書いたでしょ』→一瞬でバレる『お礼やお詫びメール』の特徴とは？」