AIが議事録止まりになる会社が、書いていない3行

日本企業の86.4%が、何らかの業務で生成AIを使っている。総務省が2026年7月24日に公表した令和8年版の情報通信白書の数字だ。前年度調査は55.2%だった。

用途でいちばん多いのは議事録とメールの作成補助で、約7割。効果を実感したと答えた割合も、ここが最も高い。

その一方で、生成AIによる業務変革について「組織的な取組はない」と答えた日本企業が27.0%ある。米国は1.4%。

議事録の次に進むために要るのは、1つの作業について3行書くことだ。

議事録に7割が集まった理由

議事録は、渡す前に何も決めなくていい。

出席者は全員その場にいた。AIが要点を落としても、その日のうちに誰かが気づく。誤りが表に出るまでが短いので、事前に線を引かなくても事故にならない。

だから許可を取らなくていい。担当を決める会議も開かずに済む。1人が勝手に使い始めて、そのまま定着する。効果を実感した割合が高いのも当然で、手で書いていた30分がゼロになるのは目に見える。

悪い1件目ではないと思う。自分も最初の1件には議事録を勧めている。

ただ、決めなくても進む作業だけを積むと、決める場面が一度も来ない。

2件目に出てくる3つの質問

伴走先で「次は何を渡しますか」と訊くと、返ってくる作業はだいたい決まっている。月次の原価の突合、受注データから請求書への転記、補助金の実績報告、見積もりの前提づくり。

どれも1人が手順を持っていて、その人が休むと止まる。20人規模の会社で、1作業あたり月20〜30時間はかかっている。

ここでAIに渡そうとすると、手が止まる。

まず範囲だ。取引先名と金額が並んだファイルを、そのまま投げていいのか。

見るのが誰かも決まっていない。出てきた一覧を最初に開く人を、役職ではなく名前で決める必要がある。

戻り方も決めておく。間違っていたときにどこまで巻き戻せば元が取れるのか。前月のファイルか、会計ソフトの締め前の状態か。

議事録にはこの3つが要らない。出席者が全員、検算役を兼ねているからだ。

「体制がないから進まない」という説明

白書が出たあとに読んだ解説は、27.0%を推進体制の不在と読んでいた。リスキリング系のメディアは、スキル不足と社内データ基盤の未整備を原因に挙げている。

自分は別のところを見ている。体制を作っていないというより、1件も決めた経験がない。伴走先で「最初の1件は誰が決めましたか」と訊くと、たいてい答えが出てこない。だから2件目が来たときも、誰が決めるのかが分からない。

推進室を置いた会社が先に進んだ例を、自分はまだ見ていない。動いたのは、社長が1つの作業について3行書いて、それを朝礼で読んだ会社のほうだ。

15分で書く3行

紙1枚に、1つの作業ぶんだけ書く。

1行目に渡してよい範囲を書く。「取引先名は伏せる。金額と日付はそのまま入れる」。

見る人は名前で指名する。「出てきた一覧は田中さんが見る」。役職で書くと、誰も自分のことだと思わない。

最後が戻り先。「おかしければ前月のファイルに戻す」。

これで「組織的な取組」の中身は揃っている。規程は要らない。37ページのAI規範。中小企業が書くのは2行でいいに書いた粒度と同じだ。

正直に言うと、最初の1件は時間が減らない。人が見る時間が足されるので、むしろ増えることがある。効いてくるのは2件目からで、同じ3行がほぼそのまま次の作業に使える。3件目は10分で書き終わる。

今週数える1件

AI利用率はもう測らなくていい。86.4%まで来た数字を自社で測り直しても、次の判断は出てこない。

代わりに数えるのは、社内で1人しか手順を知らない作業のうち、AIに渡す決まりを3行書いたものの件数。たいていの会社は今0件だ。今週、1件にできる。

削減時間を追いかけて翌年に止まる話はAIの効果を削減時間で測る会社が、翌年に止まるに書いた。あわせて読んでほしい。

参考：総務省「令和8年版情報通信白書」（2026年7月24日公表）、および同白書の概要資料