「その業務、本当に人がやるべきですか？」—DX時代の業務効率化アイデア大全（営業・総務・人事・CX・マーケ・経理編）

日々の業務で、こんなことに困っていませんか？

「毎回同じようなメール文面を考えるのが地味に大変」

「会議の議事録、あとでまとめるのに時間がかかる」

「社員のアンケート結果を分析したいけど、手が回らない」

そんな時こそ、生成AIの出番かもしれません。

近年、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）において、生成AIは「使える相棒」として、​営業、総務、人事、カスタマーエクスペリエンス（CX）、マーケティング、経理といった多岐にわたる部門で、幅広く活躍しています。

生成AIを導入することで業務効率化や新たな価値創出が期待されています。​

今回は部門ごとに、どんな場面で生成AIが力を発揮するのか、どこに注意が必要なのかをわかりやすく紹介していきます。

営業部門｜提案にかける時間、もっと“お客様のため”に使えたら

営業現場では、「また一から提案資料を作らなきゃ…」というプレッシャー、感じたことありませんか？お客様ごとに内容を変えなければいけないのは当然。でも、過去の資料を探し回ったり、社内のデータから情報を引っ張ってくるだけで、思った以上に時間が過ぎてしまう——そんなこと、よくありますよね。

そこに生成AIを取り入れると、状況はぐっと変わります。過去の営業資料や顧客データをもとに、まずは「たたき台」となる資料をAIがさっと作成。営業担当は、その土台をもとに内容を磨き上げるだけで済むようになるんです。もちろん、メールのフォロー文やアポ取りの文面もAIが提案してくれますから、「言葉に悩む時間」も大きく減らせます。

ただし注意したいのは、AIが提案する内容は“完璧な正解”ではないということ。特に顧客の個人情報や企業秘密に関わる内容は、しっかりとしたチェック体制が不可欠です。AIはあくまで“補佐役”。最終的な信頼を勝ち取るのは、営業担当者の「人としての対応力」なのです。

おすすめツール：Microsoft 365 Copilot

　WordやPowerPointといったMicrosoft 365アプリに統合されたAIアシスタントで、

　提案資料の作成や編集をサポートします。

総務部門｜「定型文ばかりの仕事」に、ちょっとした創造力を

総務の仕事は、多くが「決まったフォーマットに沿って」行われるもの。でも、それでも毎回「言葉を考える」「言い回しを調整する」手間があるんですよね。社内通知、規程の更新、社内報告書…毎回ゼロから作るわけではなくても、「またこれか」と気が重くなることもあるかもしれません。

そんな業務にこそ、生成AIは相性がいいんです。文面の下書きをAIにお願いすれば、あとは必要なところを修正・調整するだけ。繰り返しの多い業務こそ、AIの得意分野。「社内報」や「業務マニュアル」の更新も、AIが提案してくれるフォーマットや言葉遣いに救われることがきっとあります。

ただし、「形式的な内容こそ間違いが許されない」というのも総務の宿命。AIに任せきりにせず、最終的な確認は必ず“人の目”で行うことが大切です。ルールやフォーマットが定まっている文書ほど、ミスが目立ちますからね。

おすすめツール：ChatGPT

　自然な文章生成が可能なAIツールで、社内通知や報告書のドラフト作成に適しています。

人事部門｜「人を見る力」を、AIでさらに引き出す

人事の現場では、「人」を相手にする繊細な業務が多いですよね。求人票をどう書くか、面接でどんな質問をするか、社員の評価やフィードバックをどう読み解くか…。でも、作業の多くは「データの整理」「言葉の選び方」といった、地道な時間を要するものだったりします。

そんな時、生成AIは頼れるアシスタントになります。例えば、採用文のドラフトをAIに任せれば、ゼロから考える負担が軽減されますし、面接の質問も職種やスキルに合わせて自動提案してくれます。社員アンケートの結果分析や、スキルマップの整理といった作業も、AIがサポートすれば一気にスマートに。

ただし、人事においてAIを使う際に最も気をつけたいのは「バイアス（偏り）」。AIは過去のデータから学習しているため、無意識の偏見が含まれていることも。AIの提案をそのまま使うのではなく、「人を見る判断は、あくまで人が行う」というスタンスを忘れずに。

おすすめツール：Bard

　Googleが開発した生成AIツールで、文章生成や情報整理に役立ちます。

CX（顧客体験）部門｜“一人ひとりへの特別な対応”を支える影の力

顧客体験（CX）を高めるためには、「誰にでも同じ対応」ではダメ。でも、パーソナライズ対応って、とにかく手間がかかりますよね。お客様の問い合わせを分析し、過去のやり取りをもとに対応し、さらに個別の提案まで…理想は高いけど、人手には限界がある。

そこで生成AIの出番です。チャットボットでよくある問い合わせに自動対応したり、顧客のレビューやフィードバックをAIが分析して傾向を可視化したり。さらに、お客様の購入履歴などをもとに、最適な提案文をAIが考えてくれることもあります。

ただし、CXにおいて最も大切なのは「信頼感」。誤解を招くような言い回しや、ブランドらしくない言葉遣いがあると、それだけで顧客の印象は大きく下がってしまいます。だからこそ、AIの力を借りつつも、人間の目で「トーン＆マナー」が守られているかを丁寧に見ていくことが重要です。

おすすめツール：Perplexity AI

　情報源を明示しながら回答を生成するAIチャットツールで、信頼性の高い情報提供が可能です。 

マーケティング部門｜「アイデアはある。でも手が回らない」そんな日々に

マーケティング部門では、「もっと情報発信したい」「もっと魅力的なコンテンツを作りたい」と思っていても、実際にはSNS投稿やメルマガ原稿に追われてしまっているというのが現実かもしれません。

そんなとき、生成AIは頼れる“クリエイティブの相棒”になります。例えば、キャンペーン用のコピー案や投稿文のたたき台をAIが一瞬で複数パターン生成。ターゲットごとの文言の調整も、ペルソナ設定さえすればある程度自動化できます。アイデア出しに行き詰まったときの“壁打ち相手”としても優秀です。

でも気をつけたいのは、「AIの言葉には魂がない」ということ。使える素材を提供してくれても、そこに“自社らしさ”を吹き込むのは人間にしかできません。コンテンツに命を吹き込む最終作業は、必ず人の手で。

おすすめツール：Jasper

多様なコンテンツの作成を支援するAIツールで、マーケティング文書の生成に適しています。 ​

経理部門｜「ミスの許されない現場」で、賢く頼る方法を

経理業務は、とにかく正確性が命。そして毎月、毎年繰り返される業務が多いだけに、「ここをもっと効率化できたら…」と感じる場面も多いのではないでしょうか。

生成AIは、数字そのものの計算には向いていませんが、「説明文」「報告書」のドラフト作成には非常に役立ちます。たとえば月次レポートのテンプレートをAIに書かせて、そこに数値を埋め込むだけで、書類作成時間がぐっと短縮される。領収書の仕訳内容をカテゴリごとに分けてくれるAIツールも登場しています。

もちろん、経理では「間違いは許されない」のが鉄則。AIが出力した内容をそのまま使うのではなく、チェック体制やレビューのルールを整備しておくことが欠かせません。効率と正確性、どちらも諦めないために、“上手に使いこなす”という姿勢が大切です。

おすすめツール：Microsoft 365 Copilot

　ExcelやWordと連携し、データ分析やレポート作成をサポートするAIアシスタントです。

生成AI導入の現状と成功事例

帝国データバンクの調査によると、2024年時点で日本企業の17.3%が生成AIを活用しており、そのうち9割近くの企業が一定の効果を実感しています。 また、東証プライム市場の全1640社のうち、245社（約14.9%）がChatGPTをはじめとした生成AIを導入していることが確認されています。

業務の“ひと手間”、そろそろAIに任せてみませんか？

ここまでご紹介してきた通り、生成AIはすでに営業、総務、人事、CX、マーケティング、経理といったさまざまな部門で、「時間のかかる業務」や「繰り返しの作業」を支える存在として活躍しています。

でも、「どのツールを選べばいいのか分からない」「社内にある大量の情報をどうAIに活用させるのか分からない」…そんな声も少なくありません。

そんな時こそ、社内の問い合わせ対応をまるごとAIに任せられる “AIbox” をご活用ください。

AIboxとは？

AIboxは、マニュアルやFAQ、過去の問い合わせ履歴など、社内のあらゆる情報を読み込んで、社員からの問い合わせに自動で即座に回答してくれるAIツールです。総務や人事、カスタマーサポート部門で特に多い「よくある質問」や「資料どこ？」といった問い合わせにも、AIが適切な情報を提示してくれるので、担当者の工数が大幅に削減されます。

例えば──

• 総務：社内規程やマニュアルに関する問い合わせ対応を自動化

• 人事：福利厚生や休暇制度に関する質問に即対応

• カスタマーサポート：過去の対応履歴から最適な返答を自動生成

• Slackと連携すれば、Slack内のやりとりもAIが即座に回答

AI導入の第一歩に最適なツールです

RAG技術により回答の元データを必ず明示してくれるので、信頼性も抜群。「本当にこの情報正しいの？」という不安もありません。今なら特別価格プランもご案内可能です。

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