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電子帳簿保存にAI OCRを使うことで得られるメリット

デジタル化が急速に進む現代において、企業の書類管理も大きな変革を迎えています。これまで紙ベースで管理されてきた帳簿や書類は、電子帳簿保存法の施行によってデジタル保存が求められるようになりました。しかし、紙の書類を電子化するだけでは業務効率化の真のメリットを享受できません。そこで注目されているのが、AI OCR(光学文字認識)技術の活用です。

AI OCRを導入することで、手作業によるデータ入力の負担を軽減し、書類検索の効率を向上させることが可能になります。また、コンプライアンスの強化やペーパーレス化によるコスト削減といったメリットも期待できます。本記事では、電子帳簿保存におけるAI OCRの具体的な活用方法や導入時の課題について詳しく解説していきます。


電子帳簿保存とAI OCRの活用をイメージしたデジタルオフィス。書類がデジタル化され、クラウドストレージに保存される様子を描写。

OCR技術の進化と活用事例

OCR技術は近年、AIによる機械学習を活用した高精度な文字認識へと進化しました。これにより、従来のルールベースOCRでは難しかった手書き文字の認識や非定型フォーマットの文書処理が可能になっています。

クラウドOCR vs オンプレミスOCR

  • クラウドOCR:導入が容易で拡張性が高い。最新のAI技術を活用しやすい。

  • オンプレミスOCR:データセキュリティが強固で、内部文書の取り扱いに適している。

業界別活用事例

  • 製造業:品質管理書類の電子化による管理効率向上

  • 金融業界:契約書のスキャン・検索性向上

  • 医療業界:患者カルテの電子化と情報共有の円滑化


   AI OCR導入時の具体的な課題と解決策

AI OCRの導入には一定のコストや業務フローの変更が必要になります。事前に考慮すべきポイントを整理しました。

業務フローの見直しが必要

OCRは書類のフォーマットが統一されているほど高精度な認識が可能になります。そのため、企業内での文書の標準化を進めることが重要です。

OCR精度の向上策

  • AIの学習データを増やし、誤認識率を低減する

  • 手書き入力を減らし、デジタル化を進める

  • OCR後のデータ確認プロセスを確立する


  ペーパーレス化の本質とメリット

ペーパーレス化は単に紙をデジタル化するだけでなく、企業の経営に多くのメリットをもたらします。

経済効果と環境負荷の軽減

  • コスト削減:印刷・郵送・保管のコストを削減できる

  • 環境負荷の軽減:二酸化炭素排出量の削減(ESG経営の視点)


  電子契約との連携

AI OCRを電子契約システムと統合することで、契約書の検索や管理が容易になります。

契約書管理の効率化

OCRを活用することで、契約書の検索性が向上し、迅速な対応が可能になります。特に、過去の契約書を即座に確認できるメリットがあります。


  企業のデータガバナンスと情報セキュリティ

電子化されたデータは適切に管理される必要があります。OCRによるデータ化とともに、セキュリティ対策も重要になります。

データセキュリティ対策

  • 権限管理とデータ暗号化の実施

  • OCRデータのバックアップと保全

監査対応の強化

OCRを活用した監査レポートの自動作成により、監査対応がスムーズになります。


  まとめ

デジタル化が急速に進む現代では、企業の書類管理も大きな変革を迎えています。特に電子帳簿保存法の施行により、紙ベースで管理されていた帳簿や書類のデジタル保存が求められるようになりました。しかし、単に紙の書類をスキャンして電子化するだけでは、業務効率化の真のメリットを十分に得ることはできません。そこで注目されているのが、AI OCR(光学文字認識)技術の活用です。

AI OCRを導入することで、手作業によるデータ入力の負担を軽減し、書類検索の効率を向上させることが可能になります。また、コンプライアンス強化やペーパーレス化によるコスト削減といったメリットも期待できます。

AI OCR導入の課題と解決策

AI OCRを導入する際には、業務フローの見直しやOCR精度の向上が重要になります。書類フォーマットの統一や、AIの学習データを増やすことで、より高精度なデータ認識が可能になります。また、OCR後のデータ確認プロセスを確立することで、誤認識のリスクも低減できます。

ペーパーレス化の本質とメリット

ペーパーレス化は単なる電子化ではなく、業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化といった企業経営の重要な要素と直結しています。さらに、電子契約システムとAI OCRを連携させることで、契約書管理の効率化も実現できます。

こうしたデジタル化の流れの中で、「AIbox」 は企業の情報管理を一元化し、問い合わせ対応の自動化を支援するソリューションを提供しています。AIが社内マニュアルやFAQを参照し、迅速かつ正確な回答を自動生成することで、業務負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

電子帳簿保存や業務のデジタル化を進める企業にとって、AI OCRの活用は不可欠です。さらに、「AIbox」 を活用すれば、社内問い合わせ対応の自動化を通じて、業務全体の生産性向上も実現可能です。デジタル化の第一歩として、ぜひご検討ください。


AIbox

  よくある質問

Q1: AI OCRを導入する際のコストはどれくらい?

A1: クラウド型で月額数万円から導入可能。大規模なシステムでは初期投資が必要。


Q2: AI OCRの導入で業務フローはどのように変わる?

A2: 紙の書類をスキャンするだけで、自動分類・データ入力が可能になり、手作業が削減される。


Q3: 電子帳簿保存法に対応するための具体的な要件は?

A3: タイムスタンプの付与、改ざん防止、検索性確保などが求められる。

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スノーリーズ株式会社​

代表取締役

石黒翔也

​執筆者プロフィール

約7年間にわたりモバイルアプリケーションやWebアプリケーションの開発、AzureやAWSを活用したサーバー構築に従事。

その後、2021年にスノーリーズ株式会社を設立し、AIで問い合わせ業務の効率化を実現する「AIbox」を開発。

AIboxは最新のRAG技術(Retrieval-Augmented Generation)を活用し、問い合わせ業務に課題を抱える企業に採用されています。

現在は、企業の技術顧問としても活動しながら、AIやクラウド技術の普及に取り組んでいます。

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